Wat is een ATS-Systeem?

Een Applicant Tracking System (ATS) is software waarmee recruitment taken efficiënt en effectief overgenomen en geautomatiseerd kunnen worden.

In het Nederlands wordt ook wel de term ‘kandidaatvolgsysteem’ gebruikt, maar ook andere termen als werving & selectie software, recruitment software en recruitmensystemen komen vaak voor.

De functionaliteiten van een ATS zijn erg divers, maar het hoofddoel van een ATS is het effectiever maken van het recruitment proces voor zowel de recruiter als de kandidaat.

Een ATS kan erg nuttig zijn voor bedrijven die vaak veel verschillende sollicitatieprocedures en vacatures hebben lopen. Het bijhouden van alle communicatie met en naar sollicitanten en kandidaten kan dan tijdrovend en foutgevoelig worden.

Door deze processen te automatiseren zijn administratieve taken sneller uit te voeren en worden er minder snel fouten gemaakt.

Daarnaast maakt een ATS een interne database en kan het ATS bijvoorbeeld cv’s screenen, geautomatiseerd berichten sturen, talent pools opbouwen en automatisch openstaande vacatures op jobboards plaatsen.

Voordelen van een ATS-Systeem

Zodra een ATS succesvol geïmplementeerd is, neemt het veel administratieve taken weg en kunnen veel processen geautomatiseerd worden. Dit scheelt natuurlijk veel tijd en geeft de recruiter meer tijd om aandacht te besteden aan het contact met kandidaten.

Daarnaast kan een goedwerkend ATS ook veel waarde leveren aan de kandidaat. Een ATS zorgt namelijk voor een betere ervaring voor de kandidaat, omdat dit systeem bijvoorbeeld automatisch een bericht kan sturen als iemand solliciteert of zijn/haar cv achter laat.

Zo weet de kandidaat waar hij aan toe is en dat wordt door kandidaten gewaardeerd.

Recruitmentsoftware kan automatisch gegevens verzamelen en aan de hand van labels of sleutelwoorden zelfstandig talent pools en verschillende lijsten maken binnen de database.

Dit biedt de recruiter de kans om een duidelijk overzicht te behouden en makkelijk te zoeken in de interne database. Zo zijn de talentpools makkelijk op te bouwen en bij te houden.

Het uitvoeren van background checks, cv-screening en versturen van e-assessments kan allemaal geautomatiseerd worden door gebruik te maken van een ATS. Ook vacatures kunnen automatisch worden uitgezet op verschillende job boards.

Omdat alle informatie digitaal bereikbaar en opgeslagen is, kan een ATS automatisch rapportages en overzichten genereren. Dit kan de recruiter inzicht geven in de effectiviteit van bepaalde processen, behaalde resultaten, het aantal sollicitanten, etc.

Deze rapportages en overzichten kunnen erg waardevol zijn om de efficiëntie van het recruitment proces te optimaliseren. Dit helpt je dan ook weer bij het bijhouden van KPIs.

‍

{{custom-cta}}

‍

Valkuilen bij het gebruik van een ATS-Systeem

Een ATS kan onwijs veel waarde leveren, maar er zijn wel enkele valkuilen die gevaarlijk kunnen zijn voor bedrijven die er gebruik van maken. De meest voorkomende valkuilen hebben te maken met het verkeerd gebruiken of implementeren van de mogelijkheden.

Omdat de software zoveel verschillende mogelijkheden biedt, kan het lastig zijn om het systeem aan te passen aan de individuele behoeften van het bedrijf.

Als dit gebeurt kan het zo zijn dat er onnodige handelingen nodig zijn om het ATS te gebruiken voor de doelstellingen van het bedrijf. In dat geval kost het de recruiter alsnog extra handelingen, terwijl het juist de bedoeling is dat dit systeem taken van de recruiter kan automatiseren en over kan nemen.

Een verkeerde implementatie van het ATS kan er ook voor zorgen dat er tijdens een geautomatiseerde cv screening bepaalde kandidaten afvallen omdat het ATS een cv niet goed kan lezen of verkeerd interpreteert.

Hiermee kunnen sterke kandidaten onnodig afvallen en uit de pijplijn verdwijnen, waarmee geschikt talent verloren gaat. Dit is zonde en zorgt ervoor dat de kwaliteit van het recruitmentproces omlaag gaat.

Waar een ATS de mogelijkheid geeft om de kandidaatbeleving te verbeteren, bestaat er ook de mogelijkheid dat het ATS juist een negatief effect kan hebben op de kandidaatbeleving. Het automatisch versturen van berichten en het indelen van kandidaten in bepaalde lijsten of groepen is handig, zolang dit op de juiste manier gebeurd.

Als er iets fout gaat en de kandidaat geautomatiseerde berichten of meldingen krijgt die niet bij zijn/haar situatie passen, kan dit juist een negatief effect hebben op de kandidaatbeleving.

Daarom is het van belang dat de implementatie van dit soort berichten en software tip top in orde is, voordat deze gebruikt kunnen worden richting kandidaten.

Kortom, het ATS kan ook tegenwerken als de implementatie niet juist ingesteld is, of als het verkeerde ATS gebruikt wordt voor de behoeften van het bedrijf.

Verschillende ATS-Systemen

Er zijn talloze verschillende recruitmentsystemen die aangeboden worden aan bedrijven in Nederland.

Recruiting Roundtable houdt al tien jaar lang een overzicht bij van alle ATS systemen die in Nederland een verkooplocatie hebben of vertegenwoordigd worden. Het complete overzicht vind je dan ook op de website van Recruiting Roundtable.

Naast de verschillende systemen benoemd door Recruiting Roundtable, worden er nog vele andere systemen aangeboden. Echter hebben veel van deze systemen geen vertegenwoordiging in Nederland en zijn deze daarom niet meegenomen in hun overzicht.

Het bedrijf Ongig heeft een lijst van alle ATS systemen en bijbehorend marktaandeel gemaakt. Deze lijst neemt wel systemen mee die niet in Nederland vertegenwoordigd worden.

Het juiste ATS-Systeem kiezen

Tenslotte nog een aantal tips om het juiste systeem te kiezen. Het kiezen van een ATS kan een lastig proces zijn, maar heeft wel grote impact op het werk van recruiters en het recruitmentproces.

Om een juiste keuze te maken is het handig om de volgende factoren van tevoren duidelijk in kaart te hebben:

• Het recruitment doel dat behaalt moet worden
• De functionaliteiten die het ATS moet hebben
• De mogelijkheden omtrent koppeling met andere systemen
• De kandidaatbeleving die het ATS meebrengt
• De gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden om aanpassingen te maken aan het systeem
• De kosten die gemaakt mogen worden tijdens de implementatie van het systeem

Door deze factoren mee te nemen tijdens het uitzoeken van een ATS, kan een succesvol ATS worden geïmplementeerd die perfect aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.