1. Doe je huiswerk

Het benaderen van potentiële kandidaten is meer dan alleen een bericht sturen; het is het startpunt van een relatie. Een persoonlijke benadering maakt hierin echt duidelijk het verschil. Wanneer je de tijd neemt om grondig onderzoek te doen naar een kandidaat voordat je contact opneemt, toon je niet alleen respect voor hun tijd, maar ook voor hun expertise en ervaring.

Neem even de tijd om het CV goed door te lezen, kijk ik je interessante dingen over iemands hobby’s, studie, werkverleden of locatie kunt vinden die je eventueel als raakvlakken ziet of juist beter zou willen begrijpen. Als je een profiel hebt waar een mooie bio is geschreven, lees deze dan door en zie wat je daarmee over de kandidaat kunt leren. Zo weet je na een kleine tijdsinvestering al veel beter of er een klik is en welke dingen je kunt aanhalen als je besluit contact op te nemen. Dit gaat je ook erg helpen bij het personaliseren van je bericht.

2. Personaliseer

Door gebruik te maken van het huiswerk dat je gedaan hebt om alle mogelijke beschikbare informatie over een kandidaat te hebben, kun je een boodschap op maat maken die laat zien dat je de tijd hebt genomen om hun profiel echt te begrijpen. Je kunt dan ook goed uitleggen waar jij raakvlakken ziet tussen jouw vacature en het profiel van deze kandidaat. Deze personalisatie toont aan dat je serieus bent en dat onderscheidt je van concurrent die gewoon een snel berichtje schrijven.

Het is erg belangrijk om specifiek de raakvlakken tussen de vacature en de kandidaat te benadrukken. Door specifiek te verwijzen naar overeenkomsten tussen de ervaringen van de kandidaat en de eisen van de functie, laat je zien dat je niet zomaar lukraak kandidaten benadert, maar dat je gericht op zoek bent naar een match die waarde toevoegt aan zowel het bedrijf als de kandidaat zelf. Dit zal niet alleen de kans vergroten dat de kandidaat positief reageert, maar het legt ook de basis voor een sterke en duurzame samenwerking als de kandidaat mogelijk interesse heeft.

Als je niet de moeite neemt om op dit niveau contact te zoeken, dan voelt een kandidaat dit direct en loop je het risico dat kandidaten simpelweg niet meer reageren. Doe je dit juist goed, dan maak je vanaf het allereerste contactmoment duidelijk dat je een serieuze poging doet om te kijken hoe je elkaar kunt helpen.

3. De beller is sneller?

Laten we het even hebben over waarom bellen of een WhatsApp-bericht sturen soms veel effectiever is dan een e-mail of een berichtje op LinkedIn of Indeed.

Wanneer je iemand belt, opent dat direct de mogelijkheid voor een echt gesprek. Je kunt vragen stellen, onmiddellijk antwoorden geven en een connectie opbouwen die veel sterker is dan wat je in een e-mail kunt overbrengen. Het is als een eerste ontmoeting, maar dan in een professionele context – je krijgt meteen een veel beter gevoel of er een klik is. En die klik is voor jou belangrijk, maar natuurlijk ook voor die kandidaat!

Soms kun je op een verkeerd moment bellen of zul je kandidaten hebben die minder comfortabel zijn met het feit dat je ze belt, maar met bovenstaande paragraaf in het achterhoofd willen wij je in ieder geval bewust maken dat bellen enorm effectief kan zijn.

En dan hebben we WhatsApp, het kanaal waar je veruit de meeste reacties zult krijgen op je bericht en waar kandidaten vaak ook snel reageren. We kennen allemaal die collega (misschien ben jij het wel) die 18.000+ ongelezen emails heeft. Jouw email valt dan nauwelijks op. Of die persoon die 8 maanden geleden voor het laatst op LinkedIn gekeken heeft. WhatsApp is een kanaal dat zich steeds meer ontwikkelt als kanaal voor professionele communicatie, maar waar nog lang niet iedere recruiter gebruik van maakt. Het is een gemiste kans om dit kanaal links te laten liggen.

Dus laten we bellen of WhatsAppen! Het is veel interactiever dan e-mails en buitengewoon handig als je snelheid wil maken in het proces. Win-win!

4. Maak slim gebruik van templates

Het gebruik van berichten templates kan je proces een stuk effectiever maken, zonder negatieve effecten voor de kandidaat. Als je begint met een solide basisbericht dat je vervolgens aanpast op basis van de informatie die je hebt over de kandidaat, kun je veel beter meten welke aanpassingen écht het verschil maken. Denk aan dingen zoals het personaliseren van de introductie of het specifiek benoemen van hun vaardigheden die aansluiten op de vacature.

Door dit te doen, kun je bijhouden welke delen van het bericht echt resoneren met kandidaten. En hier komt het beste deel: als je eenmaal die feedback hebt verzameld, kun je je standaardberichten finetunen. Je kunt die delen aanpassen die echt werken en zo een template creëren dat steeds krachtiger wordt. Dat benoemen we straks nogmaals expliciet in punt 5 van deze blog.

Het draait allemaal om die balans tussen efficiëntie en personalisatie. Met standaardberichten als basis, heb je een meetpunt om te zien welke aanpassingen effectief zijn. En dat brengt je een stap dichter bij die perfecte benadering die zowel tijd bespaart als de kandidaat echt aanspreekt.

5. Analyseer en pas aan

Het is één ding om berichten naar kandidaten te sturen, maar het is een heel ander verhaal om te weten of die berichten ook echt werken. Het bijhouden van hoe succesvol die berichten zijn, is als een kompas – het wijst je in de richting van wat werkt en wat niet.

Dus, wat kun je doen? Begin met het bijhouden van de metrics. Denk aan dingen zoals het aantal reacties, hoe snel mensen reageren, en nog belangrijker, de uiteindelijke conversies naar echt gesprekken of vervolgstappen. Door deze gegevens bij te houden, krijg je een glashelder beeld van wat aanslaat bij kandidaten en wat niet echt aankomt.

En waarom is dit zo belangrijk? Het stelt je in staat om je aanpak en berichten aan te passen. Als je ziet dat bepaalde benaderingen meer reacties opleveren, kun je die strategie verder ontwikkelen. En als iets niet zo goed werkt, kun je het aanpassen of zelfs laten varen. Het draait allemaal om het optimaliseren van je benadering om echt die connectie met kandidaten te maken.

Het bijhouden en analyseren van de resultaten van je berichten is als het fine-tunen van een instrument. Het helpt je om steeds beter te worden in het aantrekken van de juiste mensen op de juiste manier.

6. Creëer je eigen moment

Soms levert het benaderen van kandidaten via de gangbare kanalen niet genoeg op. Dan kun je ook het heft in eigen handen nemen. Organiseer een kennissessie, meetup, hackathon of Q&A sessie en promoot deze om kandidaten naar jou toe te laten komen. Hier gaat meer tijd in organisatie in zitten, maar je hebt ook meer controle over de inhoud en de momenten waarop je contact kunt leggen met de kandidaat.

Als je besluit dit te doen, zorg dan dat je niet alleen iets komt halen. Een georganiseerde kennissessie of meetup trekt kandidaten aan omdat het onderwerp voor hen relevant is. Als het alleen een verkapte manier is om kandidaten aan te spreken, dan zul je weinig resultaat behalen. Als je daarentegen een super leerzame kennissessie geeft, maak je een goede indruk op de kandidaat en is er een klein zaadje geplant om vanuit daar te kijken of je verder kunt praten.

7. Doe het eens anders

Dus, je hebt alle bovenstaande stappen gevolgd en toch lukt het niet om in contact te komen. Het ligt niet aan jou. Het is en blijft een moeilijk proces. Probeer eens iets compleet anders en kom met een creatief plan. Jouw organisatie is uniek, dus het is moeilijk om hier een tip voor te geven, maar ga eens met je collega’s om tafel zitten in een brainstorm en kijk of jullie met toffe ideeën kunnen komen. Hoe creatiever hoe beter, want nieuwe dingen vallen op en trekken de aandacht in een markt waar veel meer aanbod van vacatures is dan dat er kandidaten zijn!

Dus, ga je een kandidatenlunch organiseren? Wordt het een tafeltennistoernooi voor operators in de bouw? Een middag flyeren op Utrecht centraal? Of gaat de CEO kandidaten een persoonlijke video sturen? Waar je ook mee komt, je zult zien dat creatieve ideeën altijd mooie dingen opleveren. En als je geluk hebt, vind je ook nog eens die perfecte kandidaat!